Akt notarialny może być sporządzony wyłącznie przez notariusza bądź zastępcę notarialnego.
Sporządzenie aktu notarialnego następuje bądź z woli stron, bądź w związku z wymogami przepisów prawa. Przed podpisaniem akt jest odczytywany przez notariusza lub inną osobę w jego obecności, tak aby Notariusz mógł upewnić się, że strony czynności notarialnej rozumieją treść i znaczenie podpisywanego dokumentu.
Rodzaje aktów notarialnych
Niektóre czynności prawne powinny być sporządzone z wykorzystaniem formy aktu notarialnego, w przypadku innych strony mają dowolność – mogą, lecz nie muszą skorzystać z usług notariusza. Na przykład aktu notarialnego wymagają: umowy sprzedaży, darowizny, zamiany nieruchomości (lokali, działek) czy spółdzielczych własnościowych praw do lokali, umowy o dział spadku, zniesienie współwłasności czy podział majątku dorobkowego małżonków, jeśli w skład dzielonego majątku wchodzi nieruchomość, zrzeczenie się dziedziczenia przez przyszłego spadkobiercę ustawowego, poświadczenie dziedziczenia, pełnomocnictwo do przeniesienia lub nabycia nieruchomości, statuty i umowy niektórych spółek prawa handlowego (m.in. komandytowej, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej).
Warto odnotować, że niektórym umowom darowizny może towarzyszyć ustanowienie na rzecz darczyńcy prawa nieodpłatnego i dożywotniego zamieszkiwania w darowanym lokalu (nieobjętym jednak spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu) lub budynku w postaci służebności mieszkania, z wpisem takiego uprawnienia do księgi wieczystej. Darczyńca zyskuje wówczas silny tytuł prawny do korzystania z przedmiotu darowizny na dotychczasowych zasadach, pomimo utraty prawa własności.
Od tego przypadku należy odróżnić umowę dożywocia. Ona również przenosi własność na nabywcę, jednak w przeciwieństwie do darowizny jest czynnością odpłatną, gdyż w zamian za przeniesienie własności lokalu lub innej nieruchomości nabywca zobowiązuje się wobec dożywotnika do zapewnienia mu dożywotniego utrzymania. Treść dożywotniego utrzymania strony mogą ustalić samodzielnie, ale z reguły obejmuje ona takie świadczenia, jak: przyjęcie zbywcy jako domownika, dostarczanie mu wyżywienia, ubrania, mieszkania, światła i opału, zapewnienia mu odpowiedniej pomocy i pielęgnowania w chorobie oraz sprawienie własnym kosztem pogrzebu odpowiadającego zwyczajom miejscowym.
Z kolei testament może, lecz nie musi przybrać formy aktu notarialnego. Jeśli Klient chce odpowiednio zabezpieczyć interesy swoich najbliższych i określić, co się stanie ze spadkiem – skorzystanie z usług notariusza jest optymalnym rozwiązaniem. Dzięki temu dokument taki będzie sporządzony w sposób precyzyjny i zrozumiały, a inne osoby będą miały zdecydowanie mniejsze szanse na podważanie zapisów takiego testamentu. Testament może być także zarejestrowany w Notarialnym Rejestrze Testamentów, co przyczyni się z pewnością do jego ochrony przed zaginięciem lub zniszczeniem.
Poniżej znajdziesz standardowy wykaz podstawowych dokumentów do przeprowadzenia przykładowej czynności notarialnej w formie aktu notarialnego. Należy jednak pamiętać, że nawet te same formalnie czynności mogą się od siebie różnić, a prawo przewiduje też szereg ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomościami, więc przed przystąpieniem do pozyskiwania dokumentów warto się jeszcze z nami skonsultować, co do ostatecznej ich listy.
Poza dokumentacją Notariusz uzyskuje także od stron inne jeszcze informacje, mające znaczenie przy dokonywanej czynności, np. stany cywilne, ustrój majątkowy w małżeństwie, wartość rynkowa przedmiotu aktu notarialnego, cena (w tym sposób i termin zapłaty, numer rachunku bankowego sprzedawcy), termin wydania nieruchomości w posiadanie (przekazanie kluczy), dane personalne stron (imiona, nazwisko, imiona rodziców, pesel, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego). Jeżeli stroną czynności będzie inna osoba niż fizyczna (np. spółka z o.o., spółka akcyjna, osobowa spółka prawa handlowego) do dokonania czynności będą ponadto niezbędne: numer KRS, aktualny tekst umowy spółki (statut), ewentualna uchwała organów tych podmiotów (wspólników) o wyrażeniu zgody na planowaną czynność.
Przykłady
- umowy sprzedaży nieruchomości gruntowych (zabudowanych i niezabudowanych):
- odpis księgi wieczystej lub jej numer,
- wypis z rejestru gruntów, wypis z kartoteki budynków, jeśli nieruchomość jest zabudowana (Łódzki Ośrodek Geodezji ul. Traugutta 21/23, starostwo powiatowe na innym terenie),
- kopia mapy ewidencyjnej z zaznaczeniem granic nieruchomości i dostępem do drogi, a jeżeli przedmiotem sprzedaży jest jedna z kilku działek wchodzących w skład jednej księgi wieczystej albo jeśli są rozbieżności w oznaczeniu działki między treścią księgi wieczystej a ewidencją gruntów – wyrys z mapy ewidencyjnej z klauzulą, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej (Łódzki Ośrodek Geodezji ul. Traugutta 21/23, starostwo powiatowe na innym terenie),
- decyzja o podziale nieruchomości, jeśli działka powstała w wyniku podziału wraz z mapą podziałową,
- przy użytkowaniu wieczystym zaświadczenie informujące o tym, czy grunt podlega przekształceniu w prawo własności na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów,
- Wypis i wyrys z planu zagospodarowania przestrzennego albo – jeżeli planu nie ma – zaświadczenie o braku planu z informacją, że dla nieruchomości nie została wydana decyzja o warunkach zabudowy na zalesienie (urząd miasta lub właściwej gminy – wydział architektury),
- zaświadczenie z urzędu miasta/gminy (w Łodzi: Biuro ds. rewitalizacji-Piotrkowska nr 171, tel 42 638 57 58) o tym, czy działka znajduje się na obszarze rewitalizacji, zdegradowanym oraz specjalnej strefy rewitalizacji,
- zaświadczenie z Leśnictwa Miejskiego (ostatnio w Łodzi: ul. Konstantynowska 8/10, tel. 42 632 75 09, 42 632 77 26, 42 632 75 79,, a na innym obszarze właściwe starostwo powiatowe), czy działka stanowi grunt o jakim mowa w art. 37a ust.1 pkt 3) ustawy o lasach i czy została objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach
- podstawa nabycia nieruchomości przez aktualnego właściciela (np. akt notarialny, orzeczenie sądowe, decyzja administracyjna); jeżeli był to spadek (zawsze) albo darowizna czy nieodpłatne zniesienie współwłasności (począwszy od 1 stycznia 2007 r.) również zaświadczenie z urzędu skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn się nie należał albo że został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu),
- opcjonalnie: świadectwo charakterystyki energetycznej budynku, pozwolenie na użytkowanie budynku lub potwierdzenie zgłoszenia przystąpienia do użytkowania z potwierdzeniem przyjęcia przez właściwy organ i informacją o braku sprzeciwu, potwierdzenie braku zaległości w podatku od nieruchomości, zaświadczenia urzędu skarbowego, ZUS, Prezydenta (burmistrza) miasta (wójta gminy) o braku zaległości w podatkach (przy użytkowaniu wieczystym – również w tym zakresie)
- umowy sprzedaży lokali stanowiących odrębną nieruchomość:
- odpis księgi wieczystej lub jej numer,
- wypis z rejestru lokali i rejestru gruntów (Łódzki Ośrodek Geodezji ul. Traugutta 21/23, starostwo powiatowe na innym terenie)
- ewentualnie: zaświadczenie informujące o tym czy grunt podlega przekształceniu w prawo własności na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów
- zaświadczenie z urzędu miasta/gminy (Biuro ds. rewitalizacji-Piotrkowska nr 171, tel 42 638 57 58) o tym, czy działka znajduje się na obszarze rewitalizacji, zdegradowanym oraz specjalnej strefy rewitalizacji
- podstawa nabycia nieruchomości przez aktualnego właściciela (np. akt notarialny, orzeczenie sądowe, decyzja administracyjna); jeżeli był to spadek (zawsze) albo darowizna czy nieodpłatne zniesienie współwłasności (począwszy od 1 stycznia 2007 r.) również zaświadczenie z urzędu skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn się nie należał albo że został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu)
- opcjonalnie: świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu, potwierdzenie braku zaległości w podatku od nieruchomości, zaświadczenie od administratora wspólnoty mieszkaniowej o braku zaległości w zaliczkach na poczet zarządu nieruchomością wspólną, zaświadczenie z urzędu miasta (wydział meldunkowy) o braku zameldowanych osób w lokalu, zaświadczenia z urzędu skarbowego, ZUS, Prezydenta (burmistrza) miasta (wójta gminy) o braku zaległości w podatkach (przy użytkowaniu wieczystym – również w tym zakresie)
- umowy sprzedaży spółdzielczych własnościowych praw do lokali:
- odpis księgi wieczystej lub jej numer, jeżeli jest prowadzona,
- zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o stanie prawnym spółdzielczego prawa do lokalu wydawane w celu sporządzenia aktu notarialnego; powinno ono także zawierać informację o uregulowanym stanie prawnym gruntu spółdzielni, na którym stoi budynek,
- podstawa nabycia nieruchomości przez aktualnego właściciela (np. akt notarialny, orzeczenie sądowe, decyzja administracyjna); jeżeli był to spadek (zawsze) albo darowizna czy nieodpłatne zniesienie współwłasności (począwszy od 1 stycznia 2007 r.) również zaświadczenie z urzędu skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn się nie należał albo że został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu)
- opcjonalnie: świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu, zaświadczenie z urzędu miasta (wydział meldunkowy) o braku zameldowanych osób w lokalu, zaświadczenia z urzędu skarbowego, ZUS, Prezydenta (burmistrza) miasta (wójta gminy) o braku zaległości w podatkach
- umowy darowizny nieruchomości gruntowych (zabudowanych i niezabudowanych):
- odpis księgi wieczystej lub jej numer
- wypis z rejestru gruntów, wypis z kartoteki budynków, jeśli nieruchomość jest zabudowana (Łódzki Ośrodek Geodezji ul. Traugutta 21/23, starostwo powiatowe na innym terenie)
- kopia mapy ewidencyjnej z zaznaczeniem granic nieruchomości i dostępem do drogi, a jeżeli przedmiotem sprzedaży jest jedna z kilku działek wchodzących w skład jednej księgi wieczystej albo jeśli są rozbieżności w oznaczeniu działki między treścią księgi wieczystej a ewidencja gruntów – wyrys z mapy ewidencyjnej z klauzulą, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej (Łódzki Ośrodek Geodezji ul. Traugutta 21/23, starostwo powiatowe na innym terenie)
- decyzja o podziale nieruchomości, jeśli działka powstała w wyniku podziału wraz z mapą podziałową
- przy użytkowaniu wieczystym zaświadczenie informujące o tym, czy grunt podlega przekształceniu w prawo własności na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów
- podstawa nabycia nieruchomości przez aktualnego właściciela (np. akt notarialny, orzeczenie sądowe, decyzja administracyjna); jeżeli był to spadek (zawsze) albo darowizna czy nieodpłatne zniesienie współwłasności (począwszy od 1 stycznia 2007 r.) również zaświadczenie z urzędu skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn się nie należał albo że został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu)
- opcjonalnie: Wypis i wyrys z planu zagospodarowania przestrzennego albo – jeżeli planu nie ma – zaświadczenie o braku planu
- opcjonalnie: odpisy aktów stanu cywilnego w celu wywiedzenia pokrewieństwa
- umowy darowizny lokali stanowiących odrębną nieruchomość:
- odpis księgi wieczystej lub jej numer
- wypis z rejestru lokali i rejestru gruntów (Łódzki Ośrodek Geodezji ul. Traugutta 21/23, starostwo powiatowe na innym terenie)
- ewentualnie: zaświadczenie informujące o tym, czy grunt podlega przekształceniu w prawo własności na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów
- podstawa nabycia nieruchomości przez aktualnego właściciela (np. akt notarialny, orzeczenie sądowe, decyzja administracyjna); jeżeli był to spadek (zawsze) albo darowizna czy nieodpłatne zniesienie współwłasności (począwszy od 1 stycznia 2007 r.) również zaświadczenie z urzędu skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn się nie należał albo że został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu)
- opcjonalnie: odpisy aktów stanu cywilnego w celu wywiedzenia pokrewieństwa
- umowy darowizny spółdzielczych własnościowych praw do lokali:
- odpis księgi wieczystej lub jej numer, jeżeli jest prowadzona
- zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o stanie prawnym spółdzielczego prawa do lokalu wydawane w celu sporządzenia aktu notarialnego; powinno ono także zawierać informację o uregulowanym stanie prawnym gruntu spółdzielni, na którym stoi budynek
- podstawa nabycia nieruchomości przez aktualnego właściciela (np. akt notarialny, orzeczenie sądowe, decyzja administracyjna); jeżeli był to spadek (zawsze) albo darowizna czy nieodpłatne zniesienie współwłasności (począwszy od 1 stycznia 2007 r.) również zaświadczenie z urzędu skarbowego o tym, że podatek od spadków i darowizn się nie należał albo że został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu)
- umowy dożywocia: zobacz informacje do umów darowizn nieruchomości. Jednakże gdyby umowa miała być zawierana między osobami niebliskimi, potrzebne będą dodatkowe dokumenty. Zapraszamy wówczas do bezpośredniego kontaktu,
- umowy działowe, czyli działy spadku, zniesienie współwłasności, podziały majątku dorobkowego: zobacz informacje do umów darowizn. Jednakże gdyby umowa miała być zawierana między osobami niebliskimi, potrzebne będą dodatkowe dokumenty. Zapraszamy wówczas do bezpośredniego kontaktu,
- protokół przyjęcia oświadczenia o odrzuceniu spadku:
- odpis aktu zgonu spadkodawcy,
- informacje o innych osobach, które mogą także wchodzić w krąg spadkobierców, w tym ich adresy zamieszkania,
- informacje o osobach, które już spadek odrzuciły,
- testament:
- dane osobowe sporządzającego testament, czyli: imiona, nazwisko, imiona rodziców, pesel, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego,
- dane osoby, która ma zostać powołana do spadku, czyli: imiona, nazwisko, imiona rodziców, pesel, data i miejsce urodzenia,
- w przypadku testamentu windykacyjnego, w którym testator rozporządza konkretnym składnikiem majątku na wypadek śmierci (a nie całym spadkiem) – opis tego składnika z powołaniem się na dokumenty stanowiące dowód własności,
- pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości: dane osobowe mocodawcy, czyli: imiona, nazwisko, imiona rodziców, pesel, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego,
- umowa majątkowa małżeńska: odpis skrócony aktu małżeństwa poza danymi personalnymi małżonków